RAIS - RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS

 De acordo com o Decreto 10.854/2021 todos os empregadores são obrigados a entregar, no prazo estipulado por cronograma de entrega do MTP, a RAIS devidamente preenchida, com as informações referentes a cada um de seus empregados.

 

Com as alterações promovidas pelo eSocial, a RAIS é uma das obrigações acessórias que será substituída pela nova obrigação acessória. de acordo com o Cronograma de Implementação do eSocial.

 

REFORMA TRABALHISTA - CAMPOS MATRÍCULA E CATEGORIA

 

A Reforma Trabalhista criou novas modalidades de contratação, as quais devem ser informadas na RAIS ano-base 2022, de acordo com as mudanças estabelecidas desde 11/11/2017.

 

Na declaração da RAIS 2023 (ano-base 2022), o empregador deverá indicar a opção “sim” para os trabalhadores que tiveram mudança no tipo de vínculo empregatício (Trabalho por Tempo parcial, Teletrabalho e Trabalho intermitente) no decorrer do ano.

 

Foi criado também um novo código de descrição de afastamento (90 – Desligamento por Acordo entre empregado e empregador, art. 484-A da CLT) para atender a mudança da Reforma Trabalhista que criou esta nova forma de desligamento.

 

Para os contratos por tempo parcial, as horas normais semanais de trabalho deverão obedecer o limite máximo de 30 horas.

 

Para os contratos de trabalho intermitente, o preenchimento no campo “Horas Contratuais” permitirá apenas um tipo de valor, referente a hora trabalhada.

 

Inclusão dos Campos Matrícula e Categoria

 

Foram incluídos os campos matrícula e categoria nas informações relativas à admissão. O preenchimento desses campos é OPCIONAL e deve seguir as orientações constantes no Manual de Orientação da RAIS.

 

RAIS - ESOCIAL - EMPRESAS DESOBRIGADAS A DECLARAR A RAIS

 

A Portaria MTP 671/2021 aprovou as instruções para declaração da Relação Anual de Informações Sociais - RAIS, bem como o Manual de Orientação da RAIS a partir do ano-base 2019.

 

Inúmeras obrigações acessórias serão substituídas pelo eSocial, na medida em que o cumprimento da nova obrigação seja implementado aos grupos de empresas de acordo com o Cronograma de Implementação do eSocial.

 

Conforme estabelece o art. 145 da Portaria MTP 671/2021 (transcrito abaixo) a RAIS passou a ser cumprida por meio do eSocial, nos seguintes termos:

“Art. 145. A obrigação contida no art. 24 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990, combinada com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, que institui a Relação Anual de Informações Sociais - RAIS, passa a ser cumprida por meio do eSocial a partir do ano base 2019, pelas empresas obrigadas à transmissão das seguintes informações de seus trabalhadores ao eSocial, referentes a todo o ano base:

I -    data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do empregado, salvo as informações relativas aos servidores da administração pública direta, indireta ou fundacional, das esferas federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, não regidos pela CLT, as quais deverão ser enviadas até o dia 15 do mês seguinte ao do início de suas atividades (Fase 1 do eSocial);

 

II -  dados do desligamento, com data e motivo, e os valores das verbas rescisórias devidas que deverão ser prestadas até o 10º dia seguinte ao da sua ocorrência, conforme inciso II do art. 145 da Portaria MTP 671/2021 (Fase 2 do eSocial);

 

III - data da transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas, bem como o CNPJ do empregador sucessor que deverão ser prestadas até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência;

 

IV - valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com a correspondente discriminação e individualização dos valores, que deverão ser prestadas até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao vencido (Fase 3 do eSocial - eventos periódicos - folha de pagamento);

 

V - local de trabalho, horário contratual, informação de deficiência, quando houver, até o dia 15 do mês subsequente à admissão;

 

Parágrafo único. Para as demais pessoas jurídicas de direito privado e de direito público, bem como pessoas físicas equiparadas a empresas, fica mantida a obrigação prevista no Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, seguindo o disposto no Manual de Orientação do ano-base, que será publicado no mês de janeiro de cada ano, no portal www.rais.gov.br. "

 

Nota: Embora o Decreto 76.900/1975, mencionado na Portaria MTP 671/2021, tenha sido revogado pelo Decreto 10.854/2021, o cumprimento da obrigação por meio do eSocial permanece inalterado às empresas que a ele estão obrigadas.

 

Empresas Desobrigadas de Declarar a RAIS

 

Portanto, as empresas declarantes do Grupo 1, 2 e 3 do eSocial NÃO estão OBRIGADAS a declarar a RAIS e serão bloqueadas de declarar a RAIS pelo GDRAIS, tendo em vista que estas empresas já estão obrigadas ao eSocial (conforme cronograma de implementação), sendo tais informações prestadas por meio do eSocial através dos seguintes procedimentos abaixo:

1) Empresas obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos, em todos os meses do ano-base 2022 (jan a dez/2022);

 

2) Empresas criadas no ano-base 2022 e obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos, desde o mês de criação até dezembro de 2022.

 

3) Empresas encerradas em 2022 e obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos, desde janeiro de 2022 até o mês de encerramento da empresa.

Nota: como já mencionado, as empresas acima mencionadas estão compreendidas nos grupos 1, 2 e 3 do eSocial, conforme cronograma estabelecido pela Portaria Conjunta SEPRT/RFB 71/2021.

 

Empresas Obrigadas a Declarar a RAIS

 

As demais pessoas jurídicas de direito privado e de direito público, bem como pessoas físicas equiparadas a empresas que não se enquadrarem nos critérios da desobrigação estabelecido pelo art. 145 da Portaria MTP 671/2021 (assim consideradas as empresas do Grupo 4 do eSocial), ou seja, que ainda não estavam obrigadas ao envio da folha de pagamento (eventos periódicos) em 2022, deverão realizar a declaração da RAIS ano-base 2022 pelo GDRAIS.

 

Vale ressaltar que as empresas do Grupo 4 (Órgãos Públicos) foram obrigadas ao envio da folha de pagamento somente a partir de agosto/2022. Assim, entendemos que estas empresas ainda continuam obrigadas ao envio da RAIS pelo GDRAIS, já que estas informações na base de dados do eSocial estão incompletas, porquanto o eSocial ainda não substitui a RAIS no ano-base 2022.

 

Além disso, deverão enviar, paralelamente, a declaração ao eSocial, conforme consta das fases do cronograma de implementação do eSocial.

 

Os critérios para envio da RAIS para estas empresas foram estabelecidos pela Portaria MTP 671/2021, descritos conforme tópicos abaixo.

 

OBRIGAÇÃO DE ENTREGA

 

De acordo com o art. 148 da Portaria MTP 671/2021, exceto os empregadores citados anteriormente em função do eSocial, estão obrigados a declarar a RAIS:

• Empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da CLT e no art. 3º da Lei  5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;

• Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;

• Autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;

• Órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;

• Conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;

• Condomínios e sociedades civis;

• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.

RAIS NEGATIVA - CERTIFICADO DIGITAL

 

A entrega da RAIS Negativa é obrigatória para todos os estabelecimentos inscritos no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do Ministério da Fazenda que não mantiveram empregados ou que permaneceram inativos no ano-base, nos termos do art. 148, § 1º da Portaria MTP 671/2021.

A RAIS negativa é a declaração na qual são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento, cadastrado com CNPJ, quando o mesmo não teve empregado durante o ano-base ou que permaneceu inativo no respectivo ano.

Aos estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no ano-base 2022, basta acessar o link Declaração de RAIS NEGATIVA no site do Ministério do Trabalho e Emprego.

A exigência de apresentação da RAIS NEGATIVA não se aplica ao Microempreendedor Individual, conforme dispõe o art. 148, § 2º da citada portaria.

Não é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da RAIS Negativa e para os estabelecimentos que possuem menos de 10 vínculos, nos termos do art. 150 da Portaria MTP 671/2021.

TABELA CNAE

 

O estabelecimento ou entidade deverá informar na declaração da RAIS a Classificação Nacional de Atividades Econômicas - CNAE - versão 2.3, com sete dígitos, conforme a tabela publicada na Resolução CONCLA nº 01/2006, editada pela Comissão Nacional de Classificação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, alterada pelas Resoluções CONCLA nº 2/2006, nº 1/2007 e nº 2/2010.

 

Acesse todas as divisões de grupos CNAE no site da Comissão Nacional de Classificação - CONCLA.

 

RELAÇÃO DE EMPREGADOS

 

Deverá ser relacionado na RAIS, pelo empregador ou responsável pela prestação de informações, todos os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, como:

• Empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado, bem como os de contrato em tempo parcial, teletrabalho e trabalho intermitente;

• Trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019/1974;

• Diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS;

• Servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;

• Servidores públicos não efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT;

• Empregados dos cartórios extrajudiciais;

• Trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão de obra, nos termos da Lei 8.630/1993, ou do sindicato da categoria;

• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei 9.601/1998;

• Aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto 5.598/2005;

• Trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745/1993;

• Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural,  Lei 5.889/1973;

• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Estadual;

• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Municipal;

• Servidores e trabalhadores licenciados;

• Servidores públicos cedidos e requisitados; e

• Dirigentes sindicais.

Os empregadores deverão, ainda, informar na RAIS:

• Os quantitativos de arrecadação das contribuições sindicais previstas no art. 579 da CLT, devidas aos sindicatos das respectivas categorias econômicas e profissionais ou das profissões liberais e as respectivas entidades sindicais beneficiárias;

• A entidade sindical a qual se encontram filiados; e

• Os empregados que tiveram desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária.

NÃO DEVEM SER RELACIONADOS

 

Não deverão ser relacionados na RAIS:

• Diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;

• Autônomos;

• Eventuais;

• Ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;

• Estagiários regidos pela Portaria MTPS  1.002/1967, e pela Lei 11.788/2008;

• Empregados domésticos;

• Cooperados ou cooperativados;

• diretores e assessores de órgãos, institutos e fundações dos partidos, quando remunerados com valor mensal igual ou superior a 2 vezes o limite máximo do benefício do Regime Geral de Previdência Social.

PROCEDIMENTOS PARA ENTREGA DAS INFORMAÇÕES

 

A entrega da declaração é somente pela internet. O envio da declaração será efetuado nas funções "Gravar Declaração" ou "Transmitir Declaração" do aplicativo GDRAIS. A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido.

 

Para entregar a declaração da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento deverá efetuar um dos seguintes procedimentos:

• Selecionar no GDRAIS a opção Declaração e a seguir a opção Transmitir Declaração ou acionar o ícone correspondente ou ainda, acionar o botão transmitir na tela do assistente de gravação. Será exibida uma tela onde o usuário seleciona o local onde se encontra a declaração a transmitir.

• Selecione a declaração e acione o botão transmitir.

• Será oferecida para todas as declarações a alternativa de transmiti-las com Certificado Digital.

Quando se tratar de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue por meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa a qual estiveram vinculados. Os arquivos que não forem analisados pelo GDRAIS não poderão ser transmitidos.

 

Como obter o programa GDRAIS

 

O programa GDRAIS2022 pode ser copiado, gratuitamente, clicando aqui.

 

Para copiar o programa GDRAIS2022, o estabelecimento deve efetuar o download (procedimento para copiar o programa no disco rígido do micro ou em mídia magnética). O microcomputador deve ter Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior e no mínimo 16 Mb de espaço livre no disco rígido.

 

Após a execução do download, deve-se iniciar a instalação do GDRAIS2022 com duplo clique no arquivo "GDRAIS2022.exe". O nome do diretório não pode ser alterado.

 

O programa contém um arquivo-texto (LEIA-ME), com orientações e especificações técnicas e um PROGRAMA FACILITADOR que permitirá à empresa/entidade gerar a RAIS (inclusive, a Negativa) de seu(s) estabelecimento(s).

 

O estabelecimento que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado deve utilizar as especificações técnicas contidas na opção "Ajuda", item "Layout Arquivo RAIS" para gerar o arquivo.txt da folha de pagamento. Em seguida, deve executar a opção "Analisador" do GDRAIS2021, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.

 

Certificado Digital ICP Brasil - Obrigatoriedade

 

De acordo com o art. 150 da Portaria MTP 671/2021, os estabelecimentos que possuem a partir de 10 vínculos empregatícios deverão utilizar a certificação digital para transmitirem sua declaração. Além da declaração do estabelecimento, o arquivo que tiver 10 vínculos ou mais, também deverá ser transmitido por meio de certificação digital.

 

Para a entrega das declarações da RAIS deverá ser utilizado certificado digital válido, que tenha sido emitido por Autoridade Certificadora integrante da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), que não tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu prazo de validade.

 

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.

 

Para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade (abaixo de 10 vínculos empregatícios e para a RAIS Negativa), a utilização da certificação digital continuará facultativa, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.

 

ENCERRAMENTO DAS ATIVIDADES

O(A) estabelecimento/entidade que encerrou as atividades em 2022 e não entregou a declaração da RAIS deverá marcar a opção "Encerramento das Atividades", disponível no programa GDRAIS, e informar a data do encerramento de suas atividades.

A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividades do estabelecimento.

Declaração Antecipada de Encerramento das Atividades

No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2023, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS. O campo data de encerramento pode ser preenchido com o dia, mês e ano equivalente à data em que está sendo entregue a declaração da RAIS (no formato DD/MM/AAAA).

A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividades do estabelecimento. A declaração da RAIS referente ao ano-base 2022 também deverá ser entregue.

Declaração de Encerramento das Atividades em Anos-base Anteriores

No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos deverão utilizar o programa GDRAIS Genérico que está disponível neste link.

RELATÓRIO E RECIBO DE ENTREGA - ARQUIVO DAS INFORMAÇÕES PRESTADAS

 

O recibo estará disponível para impressão em até 5 dias úteis após a entrega da declaração, no endereço eletrônico https://www.rais.gov.br - opção "declaração Já Entregue"/"Impressão de Recibo de Entrega".

 

De acordo com o art. 157, § 3º da Portaria MTP 671/2021, a empresa deverá manter em sua guarda, e poderá utilizar de armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente, no prazo de 5 anos a contar da data de envio, cópia do arquivo e do recibo de entrega da RAIS, para fins de comprovação perante a fiscalização do trabalho..

 

PRAZO DE ENTREGA

 

Para o ano base 2022, o prazo de entrega da RAIS inicia-se no dia 27/03/2023 e encerra-se no dia 28/04/2023. 

Atenção: O prazo legal para o envio da declaração da RAIS não será prorrogado.

As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o último dia do prazo. 

 

Após o prazo, a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém está sujeita a multa.

 

PENALIDADES

 

Nos termos do art. 146 da Portaria MTP 671/2021, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998/1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

 

O valor da multa resultante da aplicação, acima prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998/1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

• I - de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados;

• II - de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;

• III - de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

• IV - de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados; e

• V - de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500 empregados.

Nota: Estará sujeito às penalidades previstas acima o empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata.

 

Responsabilidade do Empregador

É de responsabilidade do empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239 da Constituição Federal.

A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, NÃO isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social.

ESCLARECIMENTO DE DÚVIDAS

 

a) as orientações sobre os procedimentos técnicos de utilização do programa GDRAIS, poderão ser obtidas junto à Central de Atendimento do SERPRO pelo telefone 0800-7282326 ou endereço eletrônico: http://trabalho.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br – opção “Fale Conosco”.

 

b) as orientações gerais quanto ao preenchimento da declaração poderão ser obtidas mediante contato com o Ministério do Trabalho e Previdência, pelo e-mail: ccad.strab@economia.gov.br.

 

c) as correspondências para esclarecimentos complementares quanto à declaração da RAIS poderão ser encaminhadas para o endereço especificado abaixo:

Ministério do Trabalho e Previdência

Secretaria de Trabalho

Subsecretaria de Políticas Públicas de Trabalho

Coordenação-Geral de Cadastros, Identificação Profissional e Estudos

Esplanada dos Ministérios, Bloco "F", Edifício Sede - Sala 531

70059-900 - Brasília/DF - Fax: (61) 2031-8272

Base legal: Decreto 10.854/2021, Portaria MTP 671/2021 e os citados no texto.