APURAÇÃO ENCARGOS MENSAIS SOBRE FOLHA PAGAMENTO - RESTITUIÇÃO OU COMPENSAÇÃO
Para a apuração dos encargos sobre a folha de pagamento, basicamente seguimos o mesmo processo para a maioria das empresas, nos atentando principalmente para as variações de percentuais dependendo da atividade e do grau de risco de cada empresa.
Embora o processamento seja informatizado na grande maioria das empresas, a operação do sistema depende de pessoas e estas devem estar aptas para esta operação, acompanhando as mudanças da legislação trabalhista e atualizando estas mudanças em seus sistemas de folha de pagamento por meio das parametrizações.
As parametrizações do sistema, os resultados dos cálculos, as mudanças de procedimentos internos entre outros, são fatores que afetam diretamente o resultado final e consequentemente os valores a serem recolhidos.
Por isso, não basta entender de informática ou de agilidade na operação, é preciso interpretar os resultados extraídos do sistema, compará-los com os meses anteriores e entender efetivamente se estão corretos, para só então processar os pagamentos de encargos evitando recolhimentos indevidos, multas, atrasos ou retrabalhos.
RECOLHIMENTO PREVIDENCIÁRIO DAS EMPRESAS EM GERAL
De acordo com art. 22 da Lei nº 8.212/1991, o empregador não optante pelo Simples Nacional suportará os seguintes encargos previdenciários, incidentes sobre sua folha de pagamento:
I) 20% (vinte por cento) sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem serviços, destinadas a retribuir o trabalho, qualquer que seja a sua forma, inclusive as gorjetas, os ganhos habituais sob a forma de utilidades e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos serviços efetivamente prestados, quer pelo tempo à disposição do empregador ou tomador de serviços, nos termos da lei ou do contrato ou, ainda, de convenção ou acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa;
II) 20% (vinte por cento) sobre o total das remunerações pagas ou creditadas a qualquer título, no decorrer do mês, aos segurados contribuintes individuais que lhe prestem serviços;
III) Para financiamento da aposentadoria especial e dos benefícios concedidos em razão do grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho (GIIL-RAT), incidentes sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas, a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem serviços, correspondente à aplicação dos seguintes percentuais:
a) 1% (um por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante o risco de acidentes do trabalho seja considerado leve;
b) 2% (dois por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado médio;
c) 3% (três por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado grave.
Nota: Além das contribuições acima previstas haverá uma contribuição adicional de 2,5% incidente sobre a base de cálculo definida nas alíneas "a" e "b" quando se tratar de:
- Bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas;
- Sociedades de crédito, de financiamento ou de investimento, sociedades de crédito imobiliário, sociedades corretoras, distribuidoras de títulos ou de valores mobiliários, empresas de arrendamento mercantil, cooperativas de crédito;
- Empresas de seguros privados ou de capitalização, agentes autônomos de seguros privados ou de crédito e entidades de previdência privada abertas ou fechadas.
IV) 15% (quinze por cento) sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços, relativamente a serviços que lhe são prestados por cooperados por intermédio de cooperativas de trabalho (Esta obrigação foi declarada Inconstitucional - Ver tópico Cooperativas de Trabalho - Recolhimento de INSS Pela Contratante - Recuperação); e
V) Recolhimento destinado a outras entidades (terceiros como Salário Educação, INCRA, SENAI, SESI, SENAC, SESC, SEBRAE, Fundo Aeroviário, SENAR, SEST, SENAT, SESCOOP).
Segurados que Exercem Atividades em Condições Especiais
No caso do segurado que exerce atividades em condições especiais, ou seja, aquelas em que trabalho é realizado sob exposição a agentes nocivos prejudiciais à sua saúde e integridade física e que ensejam aposentadoria especial após 15, 20 ou 25 anos de trabalho, será devida pela empresa uma contribuição adicional (além da prevista no item III acima), conforme abaixo:
Tempo de Concessão de
Aposentadoria Especial
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Fatos Geradores Ocorridos de
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01/04/1999
a
31/08/1999
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01/09/1999
a
29/02/2000
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A partir
de
01/03/2000
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Após 15 anos de Contribuição
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4 %
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8 %
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12 %
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Após 20 anos de Contribuição
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3 %
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6 %
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9 %
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Após 25 anos de Contribuição
|
2 %
|
4 %
|
6 %
|
No entanto, este percentual de acréscimo incidirá exclusivamente sobre a remuneração do segurado empregado sujeito às condições especiais que prejudiquem a saúde ou a integridade física e não sobre o total da folha de pagamento.
As alíquotas dos recolhimentos previdenciários serão fixadas de acordo com o enquadramento do Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS), que deverá ser realizado pela empresa levando em consideração sua atividade preponderante. Veja maiores detalhes no tópico FAP - Fator Acidentário de Prevenção.
Para maiores esclarecimentos sobre o recolhimento previdenciário das empresas Optantes pelo Simples Nacional acesse o tópico Microempresa e Empresa de Pequeno Porte - Contribuição ao INSS.
RESUMO DA FOLHA DE PAGAMENTO - VERBAS A CONSIDERAR
Os encargos sobre a folha de pagamento que devem ser recolhidos podem variar de empresa para empresa. Para que possamos demonstrar a forma de apuração destes encargos, tomaremos por base uma empresa de grande porte onde há certo padrão nesta apuração.
Em um resumo de folha de pagamento normalmente iremos encontrar verbas que fazem parte do cálculo em si da folha e verbas que servem como orientação para a conferência de valores a serem recolhidos ou de bases de cálculos utilizados para a apuração destes valores.
O somatório de determinadas verbas que fazem parte do cálculo em si irão formar o total (verbas de base de cálculo) que será considerado para calcular os encargos a serem recolhidos.
Exemplo
Considerando um resumo de folha (hipotético) de pagamento conforme abaixo, iremos indicar quais as verbas deverão ser consideradas para fins de composição da base de cálculo dos respectivos encargos.
Para não incorrer em erros é preciso ter sempre à mão o Quadro de Incidências Tributárias. Com base no quadro é que saberemos quais verbas deverão ser somadas para compor as bases de cálculos.
O resumo abaixo demonstra o código, a descrição, a referência (número de horas) e o valor total de cada verba gerada no respectivo mês da folha de pagamento.
Neste exemplo hipotético consideraremos as seguintes informações como encargos da empresa:
- Bases de cálculo IRF, INSS e FGTS;
- FGTS a recolher (8%);
- Provisão de férias e 13º salário com encargos;
- GPS a recolher (INSS empresa, terceiros, RAT, convênios e INSS empregados);
- Considerando Código FPAS = 515, os encargos da empresa são:
→ 20% INSS empresa;
→ 1% RAT/SAT;
→ 3,3% Terceiros;
→ 2,5% Convênios (salário-educação)
→ Total de encargos INSS: 26,8%
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(*) O valor constante no resumo não faz base para cálculo de IRF, INSS e nem deve ser somado como total de proventos, já que Serviço Militar demonstra apenas que há empregados afastados por este motivo. Sobre tal valor incide somente o recolhimento do FGTS, conforme previsto na legislação e demonstrado na base de cálculo do FGTS do mês abaixo.
Os valores de INSS a recolher sobre os respectivos pagamentos estão demonstrados abaixo.
BASE DE CÁLCULO - FGTS / INSS / PROVISÃO FÉRIAS E 13º SALÁRIO
Bases de Cálculos
Para se encontrar a base de cálculo de INSS, Imposto de renda e de FGTS, é preciso somar todos os valores dos eventos ou ocorrências do resumo que sofrem as respectivas incidências (de acordo com o Quadro de Incidências Tributárias), deduzindo-se os descontos que são abatidos para a composição da base de cálculo (faltas, atrasos);
FGTS a recolher
É o cálculo direto de 8% sobre a base de cálculo de FGTS encontrada acima. Há algumas variáveis que precisamos ficar atentos como:
- Serviço militar: deve ser recolhido o FGTS dos empregados afastados por Serviço Militar, com base no salário nominal ou média de variáveis (se receber comissão, por exemplo) ou observar norma mais benéfica prevista em acordo ou convenção coletiva;
- Acidente de trabalho: deve ser recolhido o FGTS dos empregados afastados por motivo de Acidente de Trabalho com base no salário nominal ou média salarial (se receber remuneração variável);
- Adiantamento 13º salário (novembro): o recolhimento do FGTS sobre o adiantamento de 13º salário deve ser recolhido por ocasião do pagamento da 1ª parcela em novembro;
- Pagamento 13º salário (dezembro): o recolhimento do FGTS do 13º salário (2ª parcela) no mês de dezembro é feito juntamente com o FGTS da folha de dezembro (recolhimento em janeiro). Ao realizar o recolhimento da competência dezembro (folha + 13º salário) é necessário conferir se o sistema está abatendo o valor do FGTS já recolhido por ocasião da 1ª parcela.
GPS a recolher
É o cálculo da contribuição do INSS por parte da empresa sobre a base de cálculo encontrada:
- INSS empresa: para encontrar os valores de INSS empresa, terceiros, o RAT e Convênios (salário-educação), basta aplicar os respectivos percentuais sobre a base de cálculo;
- INSS empregado: para encontrar os valores de INSS empregado a ser recolhido, soma-se os valores de INSS descontado dos empregados, o INSS sobre férias e INSS 13º salário, deduzindo-se deste total o valor pago a título de salário família e licença-maternidade.
Provisão de Férias
A provisão de férias apresentada neste resumo é o demonstrativo dos valores acumulados dos avos dos empregados, de forma a acompanhar a evolução mensal total, considerando inclusive, os encargos sobre a provisão.
No exemplo o valor do INSS de 26,8% e o valor do FGTS de 8% foram calculados sobre o total de avos de todos os empregados (de acordo com o número de avos equivalentes ao período aquisitivo) mais o valor de 1/3 constitucional.
Provisão de 13º Salário
A provisão de 13º salário apresentada no resumo, trata-se do montante de 10/12 avos (considerando o salário mais médias) de outubro/2017 de todos os empregados. Assim como na provisão de férias, os encargos também estão sendo considerados.
Demonstraremos abaixo as verbas que foram consideradas (com base no quadro de incidências) para compor a base de cálculo do Imposto de renda, do INSS e do FGTS do mês:
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Portanto, podemos observar que algumas verbas sempre irão compor a base de cálculo, seja como valor positivo (salário mensal, férias normais, comissões e etc.) seja como valor negativo (faltas, atrasos, DSR descontado).
Há outras verbas, no entanto, em que só serão consideras para fins de cálculo de FGTS, como é o caso do valor de Serviço Militar, por exemplo.
Ao analisarmos o quadro de incidências podemos verificar que há outras verbas (além da verba Serviço Militar) em que só se considera para base de cálculo de alguns encargos e para outros não como, por exemplo, o aviso prévio indenizado, sobre o qual incide FGTS e INSS, mas não incide o imposto de renda.
Sobre estas peculiaridades, há duas observações a fazer:
a) A partir de 13.01.2009 há incidência de INSS sobre Aviso Prévio Indenizado. Para maiores detalhes acesse o tópico Aviso Prévio - Cálculo, subitem Encargos Sociais;b) A partir de jan/2009 não há incidência de imposto de renda sobre férias indenizadas. Para maiores detalhes acesse o subitem Imposto de Renda no tópico Férias - Remuneração.
Para que não haja erro nos cálculos e apuração dos encargos a recolher, estas verbas precisam estar parametrizadas de forma correta no sistema de folha de pagamento. Qualquer alteração indevida nos parâmetros das verbas poderá ensejar recolhimento incorreto dos encargos.
Possibilitar que outros usuários (que não conheça da sistemática) possam alterar, excluir ou incluir os parâmetros existentes, é uma “porta aberta” para causar a falta de recolhimento de encargos ou provocar o recolhimento a maior. Por isso o profissional responsável poderá evitar maiores problemas restringindo os acessos a estas parametrizações.
DEMONSTRATIVO DOS VALORES A RECOLHER (INSS / FGTS / IRF)
Com base no resumo da folha de pagamento demonstraremos como fazer para se chegar aos valores de encargos a recolher.
Após encontrar as bases de cálculos dos encargos (conforme quadros acima), aplica-se o percentual de cada encargo sobre as respectivas bases conforme os encargos previstos no enquadramento do Código FPAS acima.
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INSS Outros Pagamentos
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INSS Pró-Labore
INSS = Valor Pago x 20%
INSS = R$ 10.000,00 x 20%
INSS = R$2.000,00
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INSS Autônomos
INSS = Valor Pago x 20%
INSS = R$ 2.700,00 x 20%
INSS = R$ 540,00
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INSS Cooperativas Trabalho
INSS = Valor Pago x 15%
INSS = R$ 4.800,00 x 15%
INSS = R$ 720,00
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Nota: Como os valores de salário-família e salário-maternidade são benefícios a cargo da previdência Social, ao apurar o valor de INSS a recolher a empresa deve abater o total destes valores para compor a GPS.
Neste exemplo, caso o valor do INSS empregados fosse insuficiente para abater o salário-família e o salário-maternidade, a diferença poderia ser descontada do INSS empresa.
RESUMO GERAL DOS RECOLHIMENTOS
→ INSS A RECOLHER (Guia da Previdência Social - GPS)
GPS = INSS empresa + INSS empregados + Terceiros + RAT/SAT
GPS = R$3.159,39 + R$1.397,89 + R$521,30 + R$157,97 → GPS = R$5.236,55
Salário Educação = R$394,92
Pró-labore = R$ 2.000,00
Autônomos = R$ 540,00
Coop. de Trabalho = R$ 720,00
TOTAL INSS A RECOLHER = R$ 8.891,47
Composição da Guia
Valor do INSS = R$3.159,39 + R$1.397,89 + R$157,97 + R$ 2.000,00 + R$ 540,00 + R$ 720,00 = R$ 7.975,25
Valor de Outras Entidades = R$ 521,30 + R$ 394,92 = R$ 916,22
Nota: Caso a empresa tenha convênio com o Salário-Educação ou outra entidade (terceiros), os valores deverão ser recolhidos diretamente às entidades por meio das respectivas guias fornecidas, deduzindo tais valores da composição da GPS.
→ FGTS = Base cálculo FGTS x 8%
GFIP = R$16.571,94 x 8%
GFIP = R$1.325,76
TOTAL FGTS = R$1.325,76
→ IRF = IRF sobre salários + IRF sobre férias – Devolução IRF (se houver)
DARF = R$863,00 + R$71,39 – R$0,00
DARF = R$934,39
TOTAL IRF = R$934,39
VALORES RECOLHIDOS A MAIOR - RESTITUIÇÃO OU COMPENSAÇÃO
Os valores recolhidos indevidamente ou a maior poderão ser restituídos ou compensados dependendo do tipo de encargo recolhido indevidamente.
FGTS
O recolhimento do FGTS é feito nominalmente, ou seja, os recolhimentos são feitos de forma individual nas respectivas contas vinculadas junto à Caixa Econômica Federal.
Por esta razão, caso ocorra um recolhimento indevido ou a maior em determinado mês não basta simplesmente compensar o valor no montante a ser recolhido no mês seguinte. É preciso identificar qual ou quais os empregados que tiveram recolhimentos a maior e solicitar a restituição destes valores.
Para retificações ao FGTS que redundem em devolução de valores, além da transmissão do arquivo SEFIP, deve ser apresentado o formulário "Retificação com Devolução de FGTS - RDF" (Anexo I) da Circular CEF 452/2008.
Para maiores esclarecimentos sobre retificação de informações do FGTS acesse o tópico FGTS - Retificação de Informações e Transferências de Contas Vinculadas.
IMPOSTO DE RENDA
Conforme dispõe a Instrução Normativa SRF 1.300/2012 a RFB promoverá a restituição de receitas arrecadadas mediante DARF que não estejam sob sua administração, desde que o direito creditório tenha sido previamente reconhecido pelo órgão ou entidade responsável pela administração da receita.
A restituição poderá ser efetuada:
A restituição poderá ser efetuada:
- A requerimento do sujeito passivo ou da pessoa autorizada a requerer a quantia; ou
- Mediante processamento eletrônico da Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF).
A pessoa jurídica que promoveu retenção indevida ou a maior de tributo administrado pela RFB no pagamento ou crédito a pessoa física ou jurídica poderá deduzir esse valor da importância devida em período subsequente de apuração, relativa ao mesmo tributo, desde que:
I - a quantia retida indevidamente tenha sido recolhida; e
II - na hipótese de retenção indevida ou a maior de imposto de renda com fundamento em dispositivo da legislação tributária que disciplina a tributação de rendimentos sujeitos ao ajuste anual, a compensação seja efetuada até o término do ano-calendário da retenção.
Nota: Não ocorrendo a compensação prevista acima, a restituição do indébito de imposto de renda retido com fundamento em dispositivo da legislação tributária que disciplina a tributação de rendimentos sujeitos ao ajuste anual, bem como a restituição do indébito de imposto de renda pago a título de recolhimento mensal obrigatório (carnê-leão), será requerida pela pessoa física à RFB exclusivamente mediante a apresentação da DIRPF.
INSS
As contribuições sociais e as contribuições devidas a terceiros somente poderão ser restituídas ou compensadas nas hipóteses de pagamento ou recolhimento indevido ou maior que o devido, nos termos e condições estabelecidas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.
A partir da MP 449/2008 convertida na Lei 11.941/2009, através do art. 65, a compensação não está mais limitada ao montante de 30% (trinta por cento) do valor a ser recolhido em cada competência.
O valor a ser restituído ou compensado será acrescido de juros obtidos pela aplicação da taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia - SELIC para títulos federais, acumulada mensalmente, a partir do mês subsequente ao do pagamento indevido ou a maior que o devido até o mês anterior ao da compensação ou restituição e de um por cento relativamente ao mês em que estiver sendo efetuada.
Base legal: Lei Complementar 123/2006;
MP 449/2008 convertida na Lei 11.941/2009 e os citados no texto.
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